10 sfaturi pentru pastrarea unui birou curat si ordonat

Un birou dezordonat simbolizeaza creativitate si imaginatie. Aceasta a fost scuza mea pentru muntii de documente, sticle de apa minerala sau tot felul de produse de papetarie, ingramadite tot timpul pe biroul meu. Adevarul este ca am fost, pur si simplu, lenesa.

Cand am inceput sa pierd din ce in ce mai mult timp cautand obiectele pierdute in loc sa-mi manifest geniul creativ, am stiut ca trebuie sa iau masuri. Mi-am organizat biroul si am reusit, in mod miraculos, sa il mentin curat in ultimele trei luni.

Iata cum am reusit:

Am implementat un sistem de gestionare a hartiei

Dezordinea de pe biroul meu se datora in mare parte hartiei. Pornind de la deviza un loc pentru fiecare, am elaborat un sistem pentru organizarea fisierelor. In primul rand, aveam nevoie de cateva elemente:

• - O tava standard pentru stivuirea documentelor care nu si-au gasit un loc predefinit, precum bloc-notes-uri, notite autoadezive, formulare tipizate si alte documente plasate la intamplare pe biroul meu.
• - O a doua tava pentru elementele "in asteptare", pe care am asezat-o deasupra primei tavite pentru documente. Aici am organizat documentele cu prioritate redusa, de care nu eram dispusa sa ma ocup in acel moment: articole de citit, schite ale potentialelor proiecte sau informatii despre evenimentele la care ma gandeam sa particip.
• - Un biblioraft pentru documentele care necesita peste 2 minute de munca sau de atentie. Acest tip de organizare este recomandat pentru documentele care trebuie corectate sau formularele care trebuie completate. Fisierele din interiorul biblioraftului pot fi organizate alfabetic sau in functie de termenul limita al proiectelor.
• - Un suport pentru documente, pentru proiectele in curs. Aici am organizat cate un dosar pentru fiecare proiect.
• Cutii de arhivare pentru proiectele finalizate, pentru elementele de referinta generale, sau pentru alte documente care ar putea necesita atentie ulterioara. Recomandarea mea pentru acest tip de organizare este sa folositi dosare simple  alfabetizate - in locul dosarelor suspendate.
• - Cutii pentru gunoi, cos de reciclare si distrugator de documente. Obisnuiam sa nu arunc hartia de pe birou deoarece nu aveam acces rapid la un cos de gunoi, sau cautam modalitati de reciclare. Odata ce mi-am facilitat accesul la aceste obiecte, am reusit sa imi mentin biroul curat.

Pasi pentru mentinerea unui birou curat cu ajutorul sistemului de gestionare

Acum esti gata sa iti cureti biroul. Inspirata de sistemul lui David Allen, am elaborat urmatorii pasi:

Proceseaza

Aseaza toate documentele de pe biroul tau in tava pentru documente. Daca nu incap, pune-le langa tine deocamdata. Rasfoieste-le pe fiecare in parte si intreaba-te: pot face ceva referitor la acest dosar? Daca da:

• - Actioneaza acum - daca nu dureaza mai mult de doua minute, completeaza cerinta acum.
• - Delega - daca nu esti persoana potrivita, trimite dosarul cuiva care poate sa completeze cerinta.
• - Amana - daca dureaza mai mult de doua minute sa termini cerinta, pune dosarul in biblioraftul pentru actiuni elaborate. Daca este legat de un anumit proiect, pune-l in suportul pentru documentele in curs.
• 
  
• Organizeaza

  Daca documentele nu necesita niciun tip de actiune din partea ta:

  • - Arunca, recicleaza sau marunteste documentele de care nu mai ai nevoie.
  • - Pune documentele de care nu esti pregatit in tava pentru elementele “in asteptare”.
  • - Arhiveaza documentele in cutii pentru mai tarziu.

  
  

  Analizeaza

  Cea mai importanta parte a sistemului este stabilirea timpului petrecut in analizarea si organizarea docuemntelor:

  • - Zilnic - este recomandata parcurgerea documentelor de cel putin doua ori pe zi: o data in jurul pranzului si o data la sfarsitul zilei. Cel mai bine ar fi sa golesti in totalitate tava cu documente la terminarea programului de munca.
  • - Saptamanal - la sfarsitul saptamanii, mutati proiectele finalizate in cutiile de arhivare. Verifica inca o data documentele "in asteptare" si decide daca poti finaliza cerintele. Nu uita sa golesti cosul de materiale reciclabile.
  • - Lunar - la sfarsitul lunii, verifica fisierele din cutiile de arhivare si decidet care sunt documentele de care nu  vei mai avea nevoie.
  •  

    Am eliminat folosirea notitelor autoadezive
    

    Renunta la folosirea notitelor autoadezive pentru a iti reaminti informatiile importante. Notitele de acest tip sunt usor de pierdut si arata urat cand sunt lipite peste tot. Cel mai bine ar fi sa folosesti un carnetel mic unde sa notezi informatiile importante, sau chiar sa descarcarci o aplicatie de tip sticky notes pe calculatorul tau.

    
    

    Am aruncat hartiile imprimate de care nu mai am nevoie
    

    Arunca documentele tiparite dupa ce ai terminat cu acestea – ai deja o copie a documentelor pe computer , asa ca nu mai este nevoie sa le pastrezi pe birou.

    
    

    Am la indemana tot timpul dosare goale si etichete autoadezive
    

    Daca pierzi prea mult timp cautand dosare goale si etichete autoadezive pentru organizarea fisierelor, asigurate ca le ai tot timpul la indemana.

    
    

    Am creat un ritual de analiza a fisierelor
    

    Foloseste o aplicatie de tip calendar, care sa iti reaminteasca sa iti cureti biroul la sfarsitul fiecarei zile. In cateva saptamani te vei obisnui cu acest ritual.

    
    

    Am aruncat majoritatea instrumentelor de scris
    

    De ce ai nevoie de atatea pixuri si stilouri? Doua sau trei instrumente de scris sunt mai mult decat suficiente -  in cazul in care nu are capac, se arunca!

    
    

    Am renuntat sa mai pastrez obiecte promotionale
    

    Renunta la prostioarele pe care le-ai primit la conferinte sau la evenimente. Evita sa le mai duci acasa doar pentru ca sunt gratuite - si aici ma refer la pixuri ieftine, autocolante, reviste gratuite, brosuri, carti postale si orice altceva care ajunge probabil sa fie uitat pe birou. Daca ai nevoie de datele de contact ale unui anumit furnizor, le poti nota in carnetelul sau in agenda ta.

    
    

    Mi-am dus acasa cartile
    

    Vei avea mai mult spatiu pentru a lucra daca iti duci acasa toate cartile pe care nu le utilizezi in mod frecvent la birou. Daca vreodata va trebui sa parasesti locul de munca pentru orice motiv (doamne fereste!), vei avea mai putine obiecte grele de impachetat.

    
    

    Nu mai mananc la birou
    

    Firimiturile din tastatura mea sunt dovada clara ca mancatul deasupra mobilierului de birou nu este indicat. Daca renunti la mancatul in birou beneficiezi de o pauza mentala la locul de munca, in care te poti bucura de masa, fara intreruperi, fara telefon sau calculator. De altfel, mancatul la birou incurajeaza depozitarea sacilor de hartie, a paharelor si a ustensilelor pe acesta.

    
    

    Mi-am limitat numarul de rame cu fotografii de pe birou
    

    Pozele cu cei dragi ne reamintesc de ceea ce este important in viata noastra. Cu toate acestea, mai mult de trei poze pe birou distrag atentia. in schimb, folosesc Flickr pentru a stoca fotografiile pe care le urmaresc in timpul unei pauze.

    
    Ai mai multe sfaturi pentru mentinearea unui birou curat? Lasa-ne un comentariu!

    
    

    Sursa: www.tudor.com.ro