Principalele concluzii ale specialiștilor invitați la SHIFT. Business Transformation and Change Management Conference 2023

13 specialiști români și internaționali au vorbit despre provocările și oportunitățile ce apar în procesul de transformare organizațională, subliniind nevoia ca, în orice situație, companiile să nu piardă din vedere oamenii și nevoile lor.

Un element central al discuțiilor a fost reprezentat de agilitatea în business, astfel că invitații au subliniat necesitatea implementării agilității organizaționale pentru a menține flexibilitatea și reziliența în atingerea scopurilor, indiferent de provocările viitorului.

SESIUNEA I

Pia-Maria Thorén, Agile People Coach, Inspiration Director, Keynote speaker și autoare a deschis prima sesiune a conferinței, precizând: „Trebuie să privim organizația ca pe un sistem social și nu ca pe o mașină. Oamenii nu sunt mașini - ei au speranțe, vise, sentimente. Trebuie să îi vedem pe oameni ca pe niște organisme vii și să ne asigurăm că ei cea mai bună versiune a lor în interiorul sistemului organizațional. Felul în care îi percepem pe oameni influențează modul în care ne structurăm sistemele de management. Cine sunt influencerii formali și informali ai organizației? Aceștia sunt liderii, departamentul de resurse umane, managerul. Una dintre cele mai mari probleme este că ne concentrăm prea mult pe profit. Avem nevoie de profit pentru a supraviețui ca organizație, dar acesta nu este motivul pentru care o conducem; vrem să creăm valoare pentru oamenii noștri, pentru clienții noștri. Siguranța psihologică este esențială. Dacă ești manager, cum poți crea un mediu în care oamenii simt că pot greși și să învețe din greșeli? Trebuie să arăți vulnerabilitate. Managerii trebuie să arate că nu sunt perfecți și să creeze un spațiu sigur în care oamenii să poată spune dacă ceva este în neregulă."

În continuare, Raluca Stamate, Talent Acquisition & Employer Branding Manager, Rompetrol - KMG International, a vorbit despre importanța mentoratului în dezvoltarea comunității. „Un avantaj al mentoratului este că se creează o zonă de dezvoltare pentru angajați, pentru că cei implicați în proiecte de mentorat au șansa să se dezvolte prin faptul că îi învață pe ceilalți, dar și ei învață de la celelalte generații. Este clar că acest program merge foarte bine pe zona de generații, dar are un impact pozitiv și pe zona de engagement și retenție. Mentoratul te face să te simți parte din companie, pentru că ai contribuit la creșterea și dezvoltarea comunității. Asta creează mai multă implicare și loialitate față de brand. Reprezentanții generației Z vor să se dezvolte repede, au nevoie de ghidaj, iar mentorii îi ajută să se conecteze la comunități; acest ghidaj îi face să se simtă văzuți, să simtă că ei contează și îi ajută să se integreze mai ușor și să aibă rezultate mai bune.”

O transformare organizațională aduce cu sine un sentiment de nesiguranță în rândul oamenilor. În acest context, Ileana Alexandru, HR Vice President, MEGA IMAGE, a precizat: „Acum câțiva ani am început o transformare la nivel de organizație. Programul însemna să ne schimbăm modelul operațional și includea o revizuire de procese la nivel de HR și implica tehnologia. Noi ne-am gândit cum am putea introduce programul în organizație, astfel încât să fie cât mai ușor de acceptat de către oameni. Vă recomand să aveți la bază grija față de oameni, pentru că transformarea digitală vine la pachet cu anxietatea. Noi avem obiectivul de a nu lăsa pe nimeni în urmă și vorbim aici despre 12.000 de oameni; asta înseamnă să aduci tehnologia în magazine, iar oamenii să se simtă în siguranță să o folosească. Siguranța psihologică înseamnă că, dacă le ceri oamenilor să învețe, ei trebuie să se simtă în siguranță. Este foarte important ca oamenii să se simtă confortabil atunci când introducem elemente de schimbare. Astfel, noi am gândit un plan de comunicare ca element din planul de change management. Comunicarea trebuie structurată, iar oamenii să înțeleagă de ce organizația a decis să îi treacă prin toată această schimbare și care sunt beneficiile.”

A urmat Mirela Stere, Human Resources & Internal Communication Executive, Macromex, care a vorbit despre procesul prin care a trecut compania și lecțiile învățate. „În cei 20 de ani trăiți alături de Macromex au fost două constante. Prima a fost schimbarea, dacă ar fi să mă raportez la modelul de business. Astăzi vorbim despre o companie cu peste 400 de angajați, cu un sediu nou, cu două depozite logistice performante. Peste 50% din cifra de afaceri este adusă de brandurile proprii. Vorbesc și despre diversificarea business-ului; linia de e-commerce a apărut în timpul pandemiei. Schimbarea a fost la ordinea zilei. În ultima perioadă, ce s-a schimbat a fost ritmul extrem de accelerat în care s-a produs schimbarea. Cred că tot timpul au fost oameni care au dorit să experimenteze, atunci când vine vorba despre tehnologie, și oameni care se opun schimbării, din cauza fricii de lipsă de control. Am trecut și printr-un proces de schimbare în departamentul de HR. Oamenii adoptă orice schimbare dacă înțeleg de ce-ul, dacă înțeleg care este beneficiul lor. În compania noastră, schimbarea a venit natural.”

Evan Leybourn, Cofondator al Business Agility Institute, a prezentat câteva dintre provocările cu care se confruntă companiile care își doresc să devină agile.

„Care sunt provocările pe care le vedem în organizațiile care încearcă să fie agile, care încearcă să adopte agilitatea în afaceri? Agilitatea în afaceri se simte de parcă ai încerca să schimbi totul, peste tot și în același timp. O organizație poate fi pe atât de agilă precum funcția sa cea mai puțin agilă. Unde este constrângerea în organizația ta? Nu contează cât de repede poți crea transformarea; agilitatea ta este măsurată în luni - multe, multe luni. Despre asta este vorba atunci când ne referim la necesitatea agilității în afacere. Ce este agilitatea în afaceri, în acest caz? Este ansamblul de capacități organizaționale, comportamentele și modalitățile de lucru care oferă afacerii tale libertatea, flexibilitatea și reziliența de a-și atinge scopul, indiferent ce aduce viitorul. Acesta este obiectivul, singurul lucru care contează”, a spus el.

Un alt subiect abordat în cadrul conferinței a vizat liderii viitorului și impactul acestor asupra experienței angajaților. Astfel, Mirela Tănase, Senior Partner, Strategy & Sales, exploratist, a precizat: „Suntem atât de asaltați de elemente noi, presante, tensionante, iar schimbarea începe să fie constanta din viața noastră personală și profesională, încât, dacă ne uităm la lideri, putem vedea o redefinire a rolului acestora. Suntem într-o zonă în care expertiza complementară este mult mai valoroasă decât spiritul competitiv. Nu mai vorbim despre autoritate; autoritatea formală începe să fie din ce în ce mai diluată. Vorbim, mai adesea, de colaborare cross-departamentală sau cross-funcțională. Vorbim, totodată, despre autenticitate, într-un context în care suntem suma tuturor influențelor interne și externe. Leadershipul are această componentă vizionară. Tehnologia scoate la iveală multe dintre slăbiciunile, vulnerabilității organizației și a oamenilor, însă te provoacă în zona de vulnerabilitate, inovație. Liderul conector are capacitatea de a menține, într-un spațiu funcțional, echipe foarte diverse.”

Prima sesiune a fost încheiată de Florin Tătaru, Group HR Director, Help Net Farma & Farmexim. „Nevoia de decizie, de procesare de informație, de analiză și acțiuni este din ce în ce mai mare și se întâmplă nu neapărat în ritmul dorit de noi, ci în cel dorit de piață. Astfel, dispar câteva mituri, cum ar fi cel al perioadelor de navigare liniștită. Un alt mit era legat de faptul că putem controla tot ce se întâmplă, astfel încât compania să meargă în direcția pe care ne-am propus-o. Pentru ca lucrurile să funcționeze, trebuie să avem viteză, agilitate, reziliență și abilitatea de a lua decizii”, a spus el.

SESIUNEA A II-A

Rikard Olsson, Managing Director, Beyond Budgeting, Chairman of the Board, Lagnell Group, a deschis cea de-a doua sesiune, vorbind despre agilitatea în business.

„Cum putem defini agilitatea în afaceri? Este capacitatea unei organizații de a se adapta rapid la schimbările de pe piață, atât în interior, cât și în exterior, de a răspunde rapid și flexibil cerințelor clienților, de a se adapta și conduce schimbarea într-un mod productiv și rentabil, fără a compromite calitatea. Pentru a-și atinge scopul în mod eficient, o organizație și procesele sale de management trebuie să răspundă volatilității mediului extern. Bugetarea tradițională este un proces lipsit de agilitate, deoarece rezultatul final dorit este definit în detaliu cu mult timp înainte, în concordanță cu resursele disponibile pentru a-l atinge. Planul necesar pentru a obține rezultatul dorite este, de asemenea, definit în detaliu și pe o perioadă de timp bine definită.”

În continuare, Cristina Baghiu, Co-fondator, Agile People Romania, Agile HR Coach Atelierul de Idei, a vorbit despre impactul inteligenței artificiale la nivel de organizație.

„Ne aflăm în pragul unei revoluții la fel de importante precum a fost cea industrială. Dacă Netflix a fost adoptat de 3 milioane de utilizatori în 3.500 de zile, Facebook în 1.500 de zile, Instagram sub 100 de zile, chatGPT a fost adoptat instant de 100 milioane de utilizatori, care alimentează deja modelul cu foarte multe informații. Asta înseamnă că îl vedem deja ca pe un instrument magic, însă el știe să facă doar ceea ce îi spunem noi să facă. Impactul Generative AI este deja foarte mare. Având în vedere aplicabilitatea atât de extinsă a Generative AI în zona de HR și a lucrului cu oamenii, va trebui să stabilim politici interne pentru a vedea cum folosim acest instrument pentru a nu face mai mult rău decât bine. Este nevoie de politici interne și trebuie să fim atenți în recrutare, evaluare dacă avem implementată partea de AI și să comunicăm transparent acest lucru.”

A urmat Andreea Dumitrache (Costin), HR Manager România, Bulgaria, Croația, Slovenia, Serbia, N. Macedonia, Philips, care a precizat: „Ca transformarea organizațională să funcționeze, trebuie să ne întoarcem la ceea ce e important pentru noi ca organizație: să ne gândim la client, să facem echipă pentru a ajunge la rezultate, iar toate aceste lucruri se transformă în ceva. Lucrez cu oameni din țări diferite, ceea ce se transpune în cultură locală diferită, valori diferite. Dacă nu ai încredere în echipa ta, nu ai cum să ai niște rezultate. Sunt câteva întrebări care se adresează exact agilității: avem procesele suficient de ușor de aplicat? Avem toate resursele, toate informațiile pentru a lua deciziile potrivite? Pentru a schimba lucrurile, trebuie să ai discuții și să iei măsuri în baza feedback-ului.”

Luiza Banyai, Member of Romanian Council Board, Romanian Diversity Charter, People Experience Expert & Companies Transformation Advisor, a vorbit despre rezistența la schimbare ce poate să apară în cadrul unei transformări organizaționale. „Eficiența unei schimbări este dată de calitatea soluțiilor propuse, toate cele pe care le avem pentru a face o schimbare și care există înaintea schimbării, înmulțit cu nivelul de acceptare a lor – adică modul în care primesc oamenii din companie schimbările propuse. Aceasta este o formulă ce poate fi folosită ori de câte ori aveți nevoie să faceți o schimbare. Rezistența la schimbare este cauzată de frica de a pierde ceva valoros, frica de necunoscut și neînțelegerea cauzată de lipsa de încredere. Este foarte important de a lucra cu middle managementul pe zona de acceptare și să îi învățăm nu doar să planifice schimbarea, ci să comunice înainte de a o implementa, în timpul schimbării și după. Cultura țării este un alt element de luat în considerare atunci când vorbim despre transformarea organizațională. Managerii trebuie să înțeleagă diferența dintre culturi.”

Grija pentru oameni trebuie să fie în atenția liderilor, a subliniat, la rândul său, Dana Stoian, HR Manager, Provident România: „Dacă am învățat ceva în ultimii ani, acel lucru a fost că putem reține oamenii doar prin autenticitate și onestitate. Noi vrem să ne asigurăm colegii că suntem alături de ei și nu doar la nivel declarativ. Cel mai accesat beneficiu, la noi, sunt sesiunile de terapie individuală. Avem și un program de asistență, de consiliere emoțională: 9 colegi care s-au implicat într-un program prin care sună colegii și îi întreabă ce fac, dacă se simt bine. Treptat, oamenii au început să simtă că sunt ascultați în mod autentic. La rândul lor, liderii trebuie să fie ambasadorii schimbării, pentru că, în caz contrar, nicio inițiativă nu poate avea succes.”

Corina Radu, Sustainability Coach, Fondator, Solutions4Impact Consulting & Impact Market Romania, a încheiat ediția din 2023 a conferinței, vorbind despre business-urile responsabile. „Dacă ați auzit despre companiile certificate B Corp, despre mișcarea B Corp, ea încearcă să creeze o economie caracterizată de business-uri mai responsabile, care doresc să facă bine în societate și care să țină cont de opiniile tuturor stakeholderilor în luarea de decizii. Dacă ne uităm la piața B Corp în Europa, sunt țări fondatoare și care se mândresc cu un număr mare de companii certificate, precum: Franța, Germania, Spania. Companiile B Corp sunt caracterizate de profitabilitate și de impact. Ele își urmează scopul de a avea o creștere economică, însă o fac într-un mod transparent și cu responsabilitate față de stakeholderii lor. Companiile care aplică acest framework sunt companii care au angajați mult mai implicați și motivați să muncească. Aceste companii au mai multă grijă de angajații lor și respectă valorile acestora. 50% din angajații din aceste companii sunt implicați în programe de training și de dezvoltare de carieră. Nu în ultimul rând, angajații B Corp se simt cu 65% mai motivați și mulțumiți de activitatea lor. A fi companie certificată B Corp este similar cu a lua Oscarul pentru sustenabilitate.”